[해피투게더] 치과병(의)원의 안방 살림꾼 치과경영관리사 (19)
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[해피투게더] 치과병(의)원의 안방 살림꾼 치과경영관리사 (19)
  • 덴포라인
  • 승인 2011.07.12 16:43
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치과의원 환자의 치료 약속 잡기

약속 정하기

약속 정하는 방법은 세 가지로 나눌 수 있다.
① 환자가 전화를 걸거나 전화로 약속을 받는다.
② 환자가 치과의원에 제안하여 짧은 시일 내에 추적진료를 요구한다.
③ 환자는 소환(recall)약속을 시행하고 나서 미리 약속을 한다.
각 상황은 약간 다르게 접근한다.

1. 약속하려고 환자가 전화걸기
치과경영관리사는 전화정보 서식과 대본을 사용하여 환자의 전화내용을 빨리 인식하고 추적에 필요한 정보를 기록하며 시행할 약속 유형을 정하기 위해 논리적인 방법으로 질문을 한다. 치과경영관리사는 약속을 정해 수동형 또는 전자 약속장부에 기록하면 약속시간과 내용을 반복해 말한다. 약속장부에 기록이 없는 약속을 환자가 주장하면 매우 당황된다.

2. 환자의 추적(follow-up)약속 정하기
접수대에서 당일 치료가 끝난 환자를 점검한다. 치과경영관리사는 수동형 또는 전자 약속장부에 정보를 기록하고 약속카드를 작성하여 환자에게 건넨다. 치과경영관리사는 날짜, 요일, 시간, 시술과정을 반복하기 위해 환자가 약속카드를 읽게 하고 정보가 정확한가를 확인한다.

3. 소환 약속으로 환자의 정기검사 약속을 미리 정하기
환자의 약속날짜를 4~6개월 전에 미리 정하려면 약속을 정하여 환자에게 알려주고 약속카드를 건네주면서 카드정보의 정확성을 확인한다. 덧붙여 소환약속을 설명하고 약속 몇 주일 전에 알림 카드나 문자를 받을 거라고 환자에게 말한다. 약속 지키고 변경사항이 있으면 치과의원에 통고할 것을 환자에게 기억나게 한다.

기억할 점
소환약속을 미리 정하려면 감시와 특별 고려가 필요하다. 주의할 것은, 6개월 용량의 약속을 채울 수 없으므로 적절히 신환을 조절하거나 재약속을 하지 않는다.

약속카드는 환자에게 주는 다음 약속용 서면 메모로, 약속한 날짜, 연월일, 시간을 환자가 기억하게 한다. 카드 설계와 양식은 치과의원마다 다르게 제작한다. 카드는 업무용 카드 크기로 중형 무게의 종이에 인쇄한다. 약속카드의 뒷면에 끈적한 반창고 또는 냉장고용 자석을 부착하는 유형도 있다.

 

한양치과의원
김인걸 DDS, PhD.
(031) 592-7531


환자이름 _____________씨(양)는 약속 되었습니다.

        약속 날짜         월          요일             시간

 약속된 환자를 위해 이 시간을 예약해 드립니다. 약속을 지키기 어려우면 적어도 24시간 이전에 치과의원으로 전화주시길 부탁드립니다.

참고문헌
Gaylor LJ: The administrative dental assistant, 2nd ed., 2007, Saunders.

 


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