전자차트가 점차 일반화되고 있는 추세다.
그러나, 아직은 대형 병원이나 큰 규모의 의원급에 해당되는 얘기이고, 중소형 병의원 등에선 아직 종이 문서를 통한 기록이 더 많은 비중을 차지하는 게 현실. 치과의 경우도 예외는 아니어서 제법 규모가 큰 치과의원이 아니면 아직 전자차트가 일반화되었다고 보기엔 미흡한 수준이다.
취재 | 류재청 기자 denfoline@denfoline.co.kr
미국의 정보관리 협회 AIIM(Association for Information and Image Management)은 일반 기업에서 문서가 차지하는 공간이 15% 정도이며, 이를 전자화 시킬 경우 평균적으로 공간과 비용을 각각 7~8% 정도 절감할 수 있다는 보고서를 내 놓은 바 있다.
디지털 시대가 활짝 열리면서 점차 종이 문서의 활용도가 줄고 있지만, 문제는 과거 수년 간, 또는 수십 년 간 쌓여 온 종이 문서의 처리에 대한 고민은 쉽게 풀리지 않는 숙제다. 많은 공간을 차지하고 있음을 물론, 필요시 이를 꺼내 보는데도 많은 시간이 소요돼 업무의 원활한 흐름을 방해하는 주요 요인이 되고 있다.
캐비닛에 쌓여가는 종이 진료기록물
사실, 이 문제는 단순히 일반 기업만의 문제는 아니다. 치과를 포함한 병의원 입장에서도 과거 수기로 작성했던 진료기록물들의 보관과 관리는 쉽지 않은 난제 중 하나다.
그렇다면, 각 병의원들은 그 많은 종이 진료기록물들을 어떻게 관리하고 있을까. 치과의원의 한 관계자는 “아직 종이 진료기록부를 쓰고 있지만, 수기로 작성하는 불편함보다 매일매일 쌓여가는 그리고 수년 간 쌓여 온 진료 기록물들의 보관과 처리가 더 큰 문제”라고 밝혔다.
또 다른 치과의원 관계자도 “우선, 자리를 많이 차지해 보관에도 어려움이 따르고 특히, 오래 전 진료 받았던 환자가 내원이라도 하면 이를 찾는데 시간도 많이 걸리고 적잖은 애를 먹게 된다”고 토로한다.
그렇다고 함부로 폐기할 수도 없다. 의료법상, 진료기록부는 10년, 수술기록 10년, 방사선 사진 및 그 소견서 5년, 환자 명부는 5년 등 의무적 보관기간이 있기 때문이다. 적어도 5년 이상, 10년 가까이 쌓인다면 그 분량이 만만치 않다.
과연, 해법은 없을까.
전자화 서비스로 진료 효율 향상
㈜악어스캔(대표 김용섭)이 이에 대한 답을 줄 수 있다. 이 기업은 종이문서부터 전자문서에 이르기까지, 토털 문서관리 솔루션을 제공함으로써 고객이 보다 창조적인 일에 집중할 수 있도록 서비스하는 기업이다.
캐비닛과 창고에 쌓인 문서들을 한 장 한 장 스캔하여 디지털화 시키고, 이를 프로그램에 저장, 등록하여 편리하게 활용할 수 있게 해주는게 이 기업의 주요 임무. 이렇게 전자화 된 과거의 종이 기록물들은 의무적 보관 기간에 관계없이 즉시 폐기가 가능해 고객이 요청하면 이에 대한 폐기까지 서비스 한다.
치과 입장에서는 수년간 자리를 차지하던 종이문서들이 사라짐으로써 보다 효율적으로 공간을 활용할 있다. 예전 진료기록부를 찾느라 시간을 허비해야했던 짜증스런 상황도 사라지게 된다.
원장님이 종이에 수기로 작성하는 방법을 고수하는 경우도 마찬가지다. 그 때 그 때 생성된 종이 진료기록들을 한데 모아 악어스캔으로 보내면 이를 디지털화하여 전자문서로 만들어 준다. 필요시, 즉시 폐기도 가능하기 때문에 치과 입장에서는 향후에도 종이 진료기록부가 쌓이는 일이 없어지게 된다.
이미 전자차트를 쓰고 있는 치과라면, 과거의 종이 기록물들을 전자 문서화한 뒤, 사용 중인 전자차트에 저장해 활용할 수 있다. 전자차트가 없는 병의원도 악어스캔에서 개발한 ‘파인노트’라는 프로그램을 통해 전자차트 만큼 편리하게 검색해 활용할 수 있다.
22개 주요 ‘스타트업’ 기업 중 하나
㈜악어스캔이 이 분야에 뛰어든 것은 지난해 1월이다. 3년 전 단순히 '문서 디지털 변환 회사’ 정도로 출발했으나 치과를 포함한 병의원 쪽으로 타깃을 재설정하고 본격적인 병의원 대상 문서 전자화 사업에 뛰어들었다.
불과, 2년이 채 안 된 회사임에도 그동안 이룬 성과는 실로 놀랍다. 지난해 3월, 고성능 스캐너로부터 가공되지 않은 원본 데이터를 추출, 이미지를 보정하여 최적의 품질을 구현하는 기술을 개발했다. 이어, 클라우드 보관 및 튜닝 서비스에 대한 기술을 개발해 기술 집약형 IT기업임을 대내외에 천명했고, 병렬 스캔방식의 전자문서 생성 시스템에 대한 특허도 획득했다. 특허만도 벌써 4개나 보유하고 있다.
지난해 11월엔 일본 후지필터(주)의 문서관리 전자화 프로젝트를 진행했고 미국 Inc매거진을 통해 한국에서 주목할 만한 22개 주요 ‘스타트업’ 기업으로 선정, 소개되기도 했다.
전자차트 및 관련 업체와의 제휴도 활발하다. 오스템임플란트를 비롯해 보안업체인 비트컴퓨터, 유비케어, 마이트프로, 덴탑, 앤드컴 등과 전사적 협력 관계를 맺고 보다 능동적으로 사업 영역을 구축해 나가고 있다.
148개 병의원과 인연, 32%가 ‘치과’
이 같은 개발 실적을 기반으로 짧은 기간 동안 많은 병의원과 인연을 맺었다. 유수의 대형 종합병원을 비롯해 서울 탑치과, 미소가 아름다운치과, 충북질병관리본부 등의 전자화 프로젝트를 진행했고 지난 9월 기준 이미 148개 병의원들과 인연을 맺었다. 이중 치과 병의원이 차지하는 비율은 약 32%여서 알게 모르게 치과계에선 ‘없어선 안 될 기업’으로 그 존재감이 점점 명확해지고 있다.
㈜악어스캔 김용섭 대표는 “단순히 스캔 해 주는 회사로 오해하시는 분들이 계시다”며 “진행 중에 적용되는 기술은 물론, 생성 완료된 전자 의료기록들도 위, 변조 방지 등 첨단 IT기술이 적용되어 안전하게 보관되고 암호화된 저장소까지 제공한다”며 IT기업임을 강조했다.
그는 또 “일시에 100만장 이상 대량의 종이 문서를 효율적으로 전자화 할 수 있는 기술을 보유하고 있다”고도 덧붙였다. 사업 초기인 만큼 전자화 서비스로 이익을 창출하고 있지만 향후, 전자화된 데이터를 보다 편리하게 활용할 수 있는 소프트웨어와 클라우드 서비스까지 염두에 두고 있다는 포부도 밝혔다.
내년 매출 목표는 30억 원. 5년 안에 500억 매출을 달성한다는 야심찬 계획을 세워놓고 있고 목표 달성을 위한 해외 진출 계획도 활발히 논의되고 있다.
김용섭 대표는 ㈜안랩에서 선임연구원으로서 게임 보안 솔루션 개발에 참여했고, 네이버에서는 일본 주재 보안팀장으로 활약한 보안 전문가다. 짧은 기간에 이룬 놀라운 성과를 대변해 주는 그의 이력이기에 다음 행보와 그의 목표에 또 한 번 귀추가 주목된다.
