해외 전시회 참가를 위해선 과연 얼마 정도의 비용이 들까. 결론적으로 개최 지역이나 전시 기간, 부스 규모, 참가 직원 수, 환율 등 여러 상황에 따라 달라질 수 있기 때문에 단정적으로 답을 내리긴 어렵다. 다만, 이번 ‘2017 에덱 두바이(AEEDC Dubai)’에 참가한 A사, B사, C사의 실제 사례를 참고하면 대략적인 가늠이 가능하다. 해외시장 진출을 준비하는 신생업체나 해외 전시회 참가 경험이 없는 업체의 예산 수립에 도움이 되길 기대한다.
해외 전시회 참가 경비는 기본적으로 부스 임대비, 장치비, 항공운임, 현지 체재비, 홍보물 제작비 등으로 나눌 수 있다. 경우에 따라, 제품의 부피가 크다면 별도의 화물 운송비가 소요되고 통역이 필요하다면 현지인 인건비도 옵션으로 추가될 수 있다. 한국치과기재산업협회를 통해 한국관에 공동으로 참가한 경우와 한국관 부스를 복수의 업체가 공동으로 나눠 쓴 경우, 그리고 독립부스를 임대해 개별적으로 참가한 경우로 나누어 참가비용을 정산해 보았다.
참고로, ‘에덱 두바이(AEEDC Dubai)’는 기본적으로 ‘기본부스’와 ‘독립부스’ 두 가지 유형으로 임대된다. ‘기본부스’는 1개 부스를 최소 단위로 하는데 면적은 12㎡(3m×4m), 임대비용은 23,350디르함(약 700만원)이다. 대개는 한국관, 중국관, 이탈리아관 등 국가별 공동관이 이 기준을 바탕으로 일괄 임대해 각 나라별로 재분배해 구성하게 된다.
한국관에 공식적으로 참여한 사례
한국관의 경우는 ‘한국치과기재산업협회’가 주체가 되어 진행됐다. 협회가 주최 측인 ‘인덱스홀딩’과 일정 면적(315㎡)을 일괄 계약하고 이를 다시 참여기업 수(32개 업체)로 나누어 한국관을 구성했다. 따라서 이번 한국관 참가 기업에게 할당 된 1개 부스 면적은 9㎡(3m×3m). 1개 부스를 기준으로 부스 임대비와 장치비를 포함해 약 820만원의 비용이 산정됐으나 코트라에서 이 비용의 50%를 지원했기 때문에 1개 부스 당 기업이 지출한 실제 비용은 410만원이었다.
부스 임대료 다음으로 큰 비용을 차지하는 것이 항공료와 현지 체류비. 기업이 독자적으로 항공과 호텔을 예약하는 방법과 전문 여행사를 통해 일괄 위탁해 진행하는 방법이 있다. 전문 여행사를 통해 참가했던 A사는 2인 기준으로 항공료와 현지 숙박비(3박) 등으로 약 320만원의 비용을 지불했다. 이 비용에는 항공료와 숙박비 외에 현지 버스 대절비용, 마지막 날 석식, 여행사 이윤 등이 포함돼 있다. 전문 여행사에서는 이번 두바이 전시회 참가와 관련해 1인 기준 160만원, 180만원, 218만원 세 가지 상품을 내 놓았다. 금액 차이는 항공사 선택 여부와 호텔 수준에 따라 달라지는데 결정적으로는 항공사 국적과 출발 시간에 따라 금액이 달라졌다.
기타 비용으로는 현지 화물 운송비와 홍보물 제작비, 현지에서의 필요 경비 등을 꼽을 수 있다. 화물 운송비(해운)는 코트라에서 편도 기준 전액을 지원(업체당 약 29만원)했기 때문에 업체 입장에서는 나머지 편도 비용만 소요됐다. A사는 화물 편도비용으로 약 30만원을 지출했고 이밖에 홍보물 제작비로 120만원, 현지 경비 및 기타 비용으로 24만원을 지출했다.
A사가 이번 ‘2017 에덱 두바이(AEEDC Dubai)’ 참가를 위해 지출한 총 비용은 904만원이었다. 업체마다 상황이 조금씩 다르겠지만 기본적으로 1부스 2인 참가 기준으로 최소 800만원에서 1,000만원 이상의 경비가 소요됨을 예상할 수 있다.
특정 업체와 공동으로 참여한 사례
임대한 부스를 공동으로 사용하는 경우도 있다. 일종의 ‘전전대’ 개념으로 특정 업체가 임대한 부스를 2개 또는 3개 업체가 공동으로 나눠 쓰는 방식이다. 3개 업체가 참여해 공동으로 부스를 운영했던 B사의 경우가 그 예인데 업체들 사이에서선 일명 ‘쪼개기’로 불린다. 이번 ‘2017 에덱 두바이(AEEDC Dubai)’에 참가한 공식적인 국내 기업 수는 82개였지만 실제 참가업체 수는 91개. 결국 9개 업체가 공동으로 나눠 쓰는 쪼개기 방식으로 참여했다는 얘기다.
한국관 특정 부스에 공동 사용방식으로 참여했던 B사는 부스 임대비용으로 130만원을 지출했다. 전문 여행사에 의뢰하지 않고 독자적으로 다녀왔다. 1인 왕복 항공료는 75만원이 들었는데, 이번 두바이 전시회에서 가장 저렴한 항공비용을 지불한 경우로 추정된다. 다양한 예약 사이트를 서핑하면서 발견한 것으로 알려졌는데 꽤 운이 좋은 사례에 속한다.
숙박비용은 3박에 2인1실 기준으로 타 업체와 절반씩 분담해 26만원을 지불했고 통역비가 별도로 30만원 지출됐다. 통역은 현지 한국인을 고용했고 하루 20만원씩 총 60만원이 들었으나 이 역시 부스를 공동으로 사용한 나머지 1개 업체와 분담해 결과적으로 30만원이 소요됐다. 이밖에 현지 체류에 따른 교통비와 식비 및 기타 비용 등으로 약 27만원이 소요됐다.
B사가 이번 ‘2017 에덱 두바이(AEEDC Dubai)’ 참가를 위해 지출한 총 비용은 288만원이었다. 3개 업체가 공동으로 사용한 결과이며 2개 업체가 나눠 쓴 경우도 있고 카탈로그 제작 및 현지 통역 여부 등 몇 가지 변수를 감안하면 일반적으로 300~400만 원 정도 소요되는 것으로 추정할 수 있다.
독립부스로 개별적으로 참여한 사례
독립부스를 임대해 독자적으로 참여할 수도 있다. ‘독립부스’는 2개 부스를 기본 단위로 하며 면적은 18㎡(대개 3m×6m), 임대비용은 32,950디르함(약 988만원)이다. 독립부스의 경우는 참가 기업이 주최 측인 ‘인덱스홀딩’ 한국지사와 직접 계약을 맺는다.
이번에 독립부스를 운영했던 C사는 부스 임대비용으로 988만원의 비용을 지불했고, 장치비로 804만원을 지출했다. 목공방식으로 부스를 꾸몄기 때문에 블록방식(500~600만원)에 비해 지출이 조금 더 늘었다. 목공 방식은 업체가 원하는 대로 자유로운 디자인이 가능한 반면, 블록 방식은 일종의 조립 방식이기 때문에 자유로운 표현에 한계가 있다. 장치 시공은 주최 측인 인덱스홀딩의 도움을 받아 현지 외국 기업에서 시행했다.
모두 4명의 직원이 참가했으며 왕복 항공비용으로 391만원을 지출했다. 비교적 저렴하게 구입한 편인데, 이미 1년 전 항공권을 예매했기 때문에 가능한 일이었다. 호텔 비용으로는 4인 3박 기준으로 모두 107만원이 소요됐다. 다년 간 전시회에 참가했던 경험을 살려 주변 정보가 축적되면서 저렴한 금액으로 숙박과 조식을 해결할 수 있었다.
이밖에 왕복 화물 운송비용으로 135만원(40% 할인된 가격), 현지에서의 교통비 및 식비, 기타 비용 등으로 78만원을 지출했다. 별도의 홍보물 제작비용은 발생하지 않았다. B사가 4인 참여 기준으로 이번 두바이 전시회 참가를 위해 지출한 비용은 총 2,503만원이었다. 그러나 지자체(광주테크노파크)의 해외 전시회 지원사업을 통해 참가비용 일부를 지원받았기 때문에 실제 지출한 총 비용은 약 2,000만원 정도일 것으로 추산된다.
