나는 개원 2년차의 신규 치과 원장이다. 
이미 오랜 시간 성공적으로 치과를 경영하고 있는 선배 원장님들도 물론 많이 계실 것이다. 
그러나 개원 초반에 치과를 세팅하고 점차 발전해 나아가는 내 이야기 또한 개원을 앞두거나 
혹은 개원한 지 얼마 되지 않는 원장님들께 실질적인 도움이 될 것이라 생각되어 작년에 이어 연재하기로 했다.
필자는 항상 방법론에 관심이 많다. 관련해 여러 차례 수상도 했고 <시험의 전략>이라는 책을 출간하기도 했다. 개원에 대한 기록과 정리 또한 이곳 덴포라인 페이지를 빌려 이어가려 한다.
글 | 허원범 원장(더센트럴치과)

이번 달에는 치과에서 사용하는 여러 가지 양식들에 대해 이야기하고 실제 필자가 만든 폼들을 게시하려고 한다. 지면상 모든 폼들의 구체적인 내용들을 이곳에 나열하기는 어렵겠지만 이번 글을 통해 어떤 양식들이 업무효율을 위해 필요하며 중요한 포인트가 무엇인지 파악하기에는 충분하리라 생각한다.

 환자관련 양식 
1) 접수표 
처음 온 환자들이 치과에 와서 가장 먼저 하는 일은 접수표 기입이다. 이때 적당한 내용을 간결하게 물어 보는 것이 요점이다. 그래서 필자는 여러 치과나 의과 병원들을 다니며 접수표들을 보고 나름 연구해 우리치과병원만의 접수표를 만들었다. 
접수표에는 ① 이름, ② 핸드폰번호, ③ 주민등록번호 그리고 ④ 개인정보에 대한 동의가 필수항목이며 그 외에 ⑤ 내원 경로와 ⑥ 전신질환 여부, ⑦ 복용하고 있는 약 정도를 기재하도록 하면 된다. 
이때 되도록 선택지를 주고 체크하는 식으로 기록 편의성을 돕는 편이 효율적이며 외국인 환자들의 방문을 대비해 필수항목에는 영어를 보조로 표기하면 좋겠다. 
한편, 접수종이가 너무 작아도 어르신들이 보기에 어렵고 너무 커도 부담이기에 적정선을 찾아야 한다. 필자는 고민 끝에 A4용지 절반 크기인 A5크기를 선택했다. 또한, 이를 낱장으로 인쇄할지 상단을 묶어 인쇄할지 선택해야 했는데 데스크 직원들의 의견을 반영해 묶어 제작하였다. 여러 시도와 시행착오를 거쳤기 때문에 필자병원의 접수표는 개원 후 반년정도 지난 후에 정착되었다.  

2) 법적 의무 게시물
치과의 대기실에 의무적으로 게시해야할 사항들이 있다. 바로 ① 환자권리장전, ② CCTV 안내문  ③ 금연구역 고지  ④ 제증명 발급 수수료 안내문 이다. 이들을 게시하지 않으면 벌금형에 처할 수 있기 때문에 신경써야 하는 부분이다. 필자는 개원 시 내부사인물 업체에서 만들어준 스탠딩 게시물 하나로 ① 환자권리장전, ② CCTV, 그리고 와이파이 안내까지 한번에 하고 있다. ③ 금연 시설 알림은 빠져 있는 것은 아쉬운 점이다. 그래서 ④ 금연구역 고지와 제법 내용이 많은 ⑤ 제증명 발급 수수료 안내문은 따로 게시하고 있다.

3) 진료 동의서와 치료후 주의사항
각 진료 전 치료 동의서는 편의상 덴트웹의 기능을 이용하고 있다. 환자에게 동의서를 따로 받기 위해 개원 전에 이미 전용 윈도우 탭, 태블릿 등도 구비했었으나 기기를 가져오고 환자이름을 찾는 등의 번거로움 때문인지 직원들이 체어컴퓨터 사용을 선호했다. 그래서 진료 동의서는 체어 모니터에 직접 덴트웹 기본제공 동의서를 띄워 무선마우스를 이용해 환자가 서명하도록 하는 형태로 정착이 되었다.
하지만 치료후 주의사항은 환자들에게 나눠주기 위해 제작이 필요했다. 물론, 덴트웹 기능으로 문자로 진료후 주의사항을 안내하기도 하지만 주의사항에 대한 실물이 따로 있는 편이 어르신들에게는 보다 안정적이라 생각해서다.  

진료후 주의사항의 구체적인 내용들은 페이로 근무했던 치과들의 주의사항 내용이나 개원관련 책자, 또는 충주 효치과의 김지홍 원장님 등 온라인에서 무료로 나눔하고 계시는 분들의 자료를 참고할 수 있다. 하지만 필자가 비교해보니 어떤 것들이 원조인지 알기 어렵게 대개들 유사했다. 어차피 각 진료후 주의해야할 내용들이 치의에게는 상식적인 선에서 거의 정해져 있기 때문일 것이다. 
그것들을 필자의 임상경험에 맞춰 좀 더 각색해 우리병원만의 주의사항 자료들을 만들었다. 

치료후 주의사항 항목으로는 
① 스케일링 후 주의사항, ② 발치 후 주의사항, ③ 신경치료 후 주의사항, ④ 레진 치료 후 주의사항, ⑤ 인레이 치료 후 주의사항, ⑥ 크라운, 브릿지 치료 후 주의사항, ⑦ 임플란트 식립후 주의사항, ⑧ 임플란트 보철후 주의사항, ⑨ 핵사메딘 사용방법, ⑩턱관절 물리치료 후 주의사항 ⑪ 보톡스 안내및 주의사항, ⑫ 스플린트(CRS, 이갈이)장치, ⑬ 틀니후 주의사항 등이 있다.
주의사항 종이에는 이해를 돕기 위해 작게라도 이미지를 첨가한다면 좋겠고, 하단에는 되도록 치과전화번호와 치과 로고 등을 넣어 환자의 편의를 돕는 한편 자연스레 치과의 이미지 광고를 할 수도 있겠다. 

4) 결제 시 무의자할부 안내
개원의에게 수납은 매우 중요하다. 따라서 환자의 수납에 필요한 모든 편의는 반드시 제공되어야 한다. 그 중 하나가 바로 신용카드 무이자 할부에 대한 안내이다. 필자는 주로 사용하는 9대 신용카드(현대, 신한, 국민, 하나, 비씨, 우리, 농협, 롯데, 삼성)에 대한 무의자 또는 부분 무의자할부에 대한 내용을 항상 상세히 정리해 게시한다. 이것들은 대부분 기한이 정해져 있기 때문에 달이 바뀌면 데스크 직원이 카드사에 전화하는 등 조사하여 업데이트하고 칼라 출력, 코팅하여 데스크 및 상담실에 게시하고 있다. 

5) 치과배포물의 포장, 도장

보험서류와 진단서 등 환자에게 배포되는 문서나 수술환자에게 드리는 선물 등은 날것 그대로 드리기보다는 한번 포장해서 드리는 편이 치과의 품격을 더한다. 그렇기 때문에 치과 전용 대봉투, 소봉투, 쇼핑백, 치과 명함 등은 맞춤제작해 두는 편이 좋다. 수량에 비하면 비용이 많이 들지 않으며 한번 디자인해 두면 재주문은 훨씬 수월하기 때문에 개원 후 되도록 일찍 이런 인터페이스들을 구축해 두는 편이 유리하겠다.
치과의 공식도장 또한 만들어 두도록 하자. 공식도장에는 치과상호명, 대표자명, 사업자등록번호, 사업의 업태(보건업), 종목(치과), 사업지 주소 정도가 들어가면 적당하다. 

 직원관련 양식 
1) 구인공고
직원 구인공고 역시 자기 치과만의 양식이 갖춰져 있어야 한다. 
공고에 꼭 기재되어야할 내용으로 
① 치과이름과 위치 ② 치과 규모와 구성원 ③ 치과 진료시간과 해당직 근로시간 ④ 치과의 진료철학이나 컨셉 ⑤ 치과직원 복지 ⑥ 지원방법과 전형절차 정도가 있으니 이들은 꼭 포함하도록 한다.

2)면접관련폼
직원면접 시 이야기를 나눌 주제들에 대한 양식을 만들어 놓는 것이 좋다. 지난 덴포라인 23년 3월호에서 다룬 ‘직원관리 직원채용, 급여설정, 연봉재협상’편에서  필자의 면접질문양식에 대해 공개한 적이 있다. 여기서는 지면 분량상 생략한다.

3) 직원 첫 출근전 공지 및 조율
직원채용이 결정되었다면 첫출근 전에 조율할것들 역시 빠지지 않도록 리스트업 해둬야 한다. 필자는 출근할 직원에게 연락해 다음과 같은 내용을 전달한다.
① 신체 사이즈 질문 (직원복 주문) 
② 덴트웹 설명 동영상 링크 전달(공부해오기 숙제)  
③ 워크넷 구직등록(일자리 도약장려금 대상자의 경우) 
④ 직원등록을 위한 주민등록등본 준비 
⑤  첫 출근일자와 출근시간 고지

* 페이원장님의 경우 여기에 더해 진료에 필요한 물건(글러브, 근관치료 재료 등)을 추가로 묻고, 기숙사 이사 일정을 조율한다. 그리고 남성일 경우 성범죄 경력 조회 요청을 한다.

4) 새로운 직원 입사 시 근로계약서와 공지폼

근로기준법에 따라 새로운 직원이 첫 출근을 하면 반드시 근로계약서를 작성해야한다. 따라서 그에 대한 양식을 잘 갖춰두고 있어야 한다. 다음과 같은 내용이 들어간다.
[계약기간] [근무장소 및 업무 내용] [근무시간 및 휴게, 휴일] [임금 계산법 및 지급방법] [연차/휴가] [퇴직금] [복무규정] [계약의 중간해지 사유] [업무 인계] [손해배상] [교부확인] [병원명과 주소, 사인] [근로자 개인정보 및 사인]
또한 근로계약서를 작성하며 필자는 치과에 대한 다음과 같은 몇 가지 주요 공지사항을 곁들인다. 
① 수습기간 안내 ② 첫달 급여 산정법(1일 이후입사 시) ③ 연차사용법 ④ 오버타임 표기법과 기준 ⑤ 퇴직연금 안내 ⑥ 해고사유 고지(직원과 불화, 횡령, 절도, 사기 등) ⑦ 직원간 급여 공유 금지 당부

5) 직원 첫 출근 시 인사업무 
① 직원 캐비넷 마련 ② 복장주문, 명찰주문  ③ 업무폴더에 개인폴더 생성 ④ 연차파일, 오버타임 직원목록에 이름 추가 ⑤ 치과 단톡방 초대 ⑥ 덴트웹 직원등록  ⑦ 보안프로그램 지문 등록 ⑧ 세무사에 직원등록 (이름 / 주민등록번호 / 입사일 / 급여계약금액)

* 페이원장님이라면 여기에 더해 ⑨심평원 의사 등록(면허증, 전문의 자격증)이 필요하다.

6) 연차표, 오버타임표 양식
지난 23.4월 덴포라인 주제인 ‘직원관리 연차, 오버타임, 해고와 퇴직금’에서 자세히 언급하고 양식을 첨부했기에 이곳에서는 생략.

7) 퇴근 체크리스트

8) 기타문서양식 (급여지급 확인서/재직증명서/ 사직서)

9) 직원퇴사 시 인사업무 
① 피복 반납 확인 / ② 덴트웹 직원 퇴사 기록 / ③ 보안프로그램 출퇴근 지문등록 삭제 / ④ 세무서에 직원퇴사 알림 (이름 / 퇴사일 / 퇴사 사유 ) / ⑤ 퇴직연금

그럼 다음 7월 주제인 ‘치과기자재와 재료비교’에서 뵙겠다.